Comment préparer sa rentrée associative : plan d’action, budget, gouvernance
La rentrée associative représente un moment clé dans la vie de toute association. Cette période de reprise d’activité nécessite une préparation méthodique pour assurer le développement et la pérennité de votre organisation. Entre définition du plan d’action, élaboration du budget prévisionnel et optimisation de la gouvernance, découvrez les étapes essentielles pour réussir votre rentrée associative.
Établir un plan d'action stratégique pour votre association
Définir les objectifs prioritaires de l'année
La première étape de votre préparation consiste à définir clairement vos objectifs annuels. Ces objectifs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) et alignés avec la mission de votre association. Organisez une séance de travail avec votre conseil d’administration pour identifier les priorités stratégiques.
Distinguez les objectifs à court terme (3-6 mois) des objectifs à long terme (12 mois et plus). Cette hiérarchisation vous permettra de concentrer vos efforts sur les actions les plus impactantes pour le développement de votre association.
Planifier les actions et projets phares
Une fois vos objectifs définis, déclinez-les en actions concrètes. Créez un calendrier prévisionnel des événements, formations, campagnes de communication et autres projets associatifs. Cette planification anticipée facilite la coordination des équipes et l’allocation des ressources.
N’oubliez pas d’intégrer les temps forts associatifs traditionnels : forum des associations de septembre, assemblée générale, journées portes ouvertes, campagnes d’adhésion, événements de fin d’année. Ces moments sont cruciaux pour la vie associative et nécessitent une préparation particulière.
Mobiliser et organiser les bénévoles
Construire un budget prévisionnel réaliste
La rentrée constitue une période propice au recrutement de nouveaux bénévoles.
Pensez à rédiger des offres de missions bénévoles que vous pourrez communiquer par exemple auprès des nouveaux adhérents mais aussi du forum des associations de votre commune.Il est important d’expliquer aux adhérents que l’association a un objectif d’intérêt général et que la réalisation de sa mission repose sur l’engagement des bénévoles et qu’ils doivent être acteurs de l’association. Pour celà vous devez être au clair sur votre projet associatif (raison d’être, valeurs missions), vous devez l’avoir formalisé et il doit être communiqué !
Préparez vos outils de communication interne et externe pour valoriser l’engagement bénévole (commencez par un simple remerciement 😉
Définissez les rôles et responsabilités de chacun, en créant si nécessaire des fiches de missions et des fiches de postes pour les salariés
Organisez des réunions d’accueil pour les nouveaux bénévoles et prévoyez des formations adaptées à leurs missions. Cette intégration réussie conditionne leur implication durable dans votre association.
💡Astuce : consultez le guide du benevolat
Analyser les ressources financières disponibles
L’élaboration du budget commence par un état des lieux précis de vos ressources financières. Analysez vos différentes sources de financement : cotisations, subventions publiques, partenariats privés, revenus d’activités, dons et mécénat…
Évaluez la récurrence et la fiabilité de chaque source de financement. Cette analyse vous permet d’identifier les ressources garanties et celles à consolider ou développer.
Pour développer les subventions
Estimer les charges de fonctionnement
Recensez l’ensemble de vos charges prévisionnelles : frais de personnel, loyer, assurances, fournitures, communication, déplacements, prestations externes. Distinguez les charges fixes incompressibles des charges variables liées à vos activités.
Intégrez une marge de sécurité dans vos prévisions pour faire face aux imprévus. Cette approche prudente vous évite les difficultés de trésorerie en cours d’année et préserve la santé financière de votre association.
Mettez à jour votre budget prévisionnel
Votre prévisionnel doit vivre et être mis à jour dès que vous avez connaissance d’éléments qui l’impactent fortement :réponse à un appel à projets, réponse à une demande de subvention, estimation des adhésions, évolution de la masse salariale. etc.
Nous vous conseillons de prévoir un budget réaliste prudent en se basant sur la fourchette basse des recettes et haute des dépenses. Enfin, si vos fonds propres sont insuffisants visez un excédent afin de les renforcer et de réduire vos difficultés de trésorerie. Si vous avez des difficultés de trésorerie nous vous conseillons de faire un plan de trésorerie, c’est à dire un prévisionnel mois par mois des entrées et sorties d’argent (en gros le prévisionnel de votre relevé de compte). Cela vous permettra anticiper des éventuelles difficultés et de prendre le mesures appropriés (relance facture, négociation de délais de paiement, intention d’un dailly auprès de la banque…)
Recherchez des synergies entre vos différentes activités pour optimiser les coûts. Mutualisez certaines dépenses (communication, logistique, formations) et explorez les possibilités de partenariats pour réduire vos charges.
💡Astuce : modèle de budget prévisionnel
Optimiser la gouvernance associative
Clarifier les rôles et responsabilités
Une gouvernance efficace repose sur une répartition claire des rôles entre les différentes instances : assemblée générale, conseil d’administration, bureau, direction opérationnelle. Actualisez vos statuts et règlement intérieur si nécessaire pour refléter l’évolution de votre organisation.
Définissez précisément les délégations de pouvoir, de signature et les circuits de décision. Cette clarification évite les conflits de compétences et améliore l’efficacité de votre fonctionnement associatif.
Renforcer la communication interne
Évaluer et adapter vos pratiques
Mettez en place des outils de communication adaptés à la taille de votre association : messagerie collaborative, plateforme de gestion de projet, newsletter interne. Ces outils facilitent la coordination des équipes et l’information des bénévoles.
Instaurez un rythme régulier de réunions et de points d’étape pour maintenir la cohésion de vos équipes. Prévoyez également des moments d’échange informels pour préserver la dimension humaine de l’engagement associatif.
💡Astuce : consultez des ressources sur la communication interne
La rentrée est l’occasion de faire le bilan de l’année écoulée et d’identifier les axes d’amélioration. Organisez des temps d’évaluation collective avec vos bénévoles et partenaires pour recueillir leurs retours d’expérience.
Adaptez vos méthodes de travail en fonction des enseignements tirés. Cette démarche d’amélioration continue renforce l’efficacité de votre association et favorise l’engagement de vos équipes.
Anticiper les enjeux spécifiques de la rentrée
Gérer la période de transition estivale
La période estivale entraîne souvent un ralentissement des activités associatives. Anticipez cette transition en préparant les dossiers de rentrée pendant les mois précédents. Maintenez un lien avec vos adhérents et partenaires grâce à une communication adaptée.
Profitez de cette période plus calme pour former vos équipes, actualiser vos outils de communication et préparer les projets de l’année à venir. Cette préparation en amont facilite une reprise d’activité dynamique.
Adapter votre communication externe
La rentrée constitue un moment privilégié pour communiquer sur vos actions et recruter de nouveaux adhérents. Préparez vos supports de communication : plaquettes, site internet, réseaux sociaux, communiqués de presse.
Participez aux forums associatifs et événements de rentrée de votre territoire. Ces manifestations offrent une visibilité précieuse pour faire connaître votre association et développer vos partenariats locaux.
💡Astuce : consultez des ressources sur la communication externe
Conseils pratiques pour une rentrée associative réussie
Créer un calendrier de préparation
Une gouvernance efficace repose sur une répartition claire des rôles entre les différentes instances : assemblée générale, conseil d’administration, bureau, direction opérationnelle. Actualisez vos statuts et règlement intérieur si nécessaire pour refléter l’évolution de votre organisation.
Définissez précisément les délégations de pouvoir et les circuits de décision. Cette clarification évite les conflits de compétences et améliore l’efficacité de votre fonctionnement associatif.
Capitaliser sur l'expérience acquise
Documentez vos bonnes pratiques et créez des procédures pour faciliter les rentrées futures. Cette capitalisation d’expérience améliore progressivement l’efficacité de votre organisation et facilite l’intégration des nouveaux bénévoles.
S'entourer de conseils experts
N’hésitez pas à solliciter l’accompagnement de professionnels spécialisés dans le développement associatif. Leur expertise vous aide à structurer votre démarche et éviter les écueils classiques de la gestion associative.
Conclusion : une rentrée associative préparée pour un développement durable
La préparation de votre rentrée associative conditionne largement la réussite de votre année. En structurant votre plan d’action, en maîtrisant votre budget et en optimisant votre gouvernance, vous créez les conditions d’un développement durable de votre association.
Cette démarche méthodique renforce la crédibilité de votre organisation auprès de vos partenaires et facilite l’engagement de vos bénévoles. Elle constitue un investissement essentiel pour l’avenir de votre association.
Vous souhaitez être accompagné dans la préparation de votre rentrée associative ? Altea Consultant vous propose un accompagnement personnalisé pour structurer votre démarche et optimiser le développement de votre association.