Les réunions de l’AG ou de conseil d’Administration font partie de la vie démocratique d’une association. Les dispositions spécifiques qui ont été mise en place en raison de la crise sanitaire liées à la pandémie du Coronavirus rendent très compliquées voire impossible la tenue de ces réunions en présentiel
Le gouvernement a donc prévu des mesures en mars dernier pour simplifier les règles de réunion de ces instances.
1. Dérogation pour les délais d’approbation des comptes (ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020)
L’ordonnance met en place deux mesures concernant l’approbation des comptes
- Une prolongation du délai pour faire approuver et publier ses comptes annuels pour les associations qui ont un Commissaire aux Comptes (CAC) et qui doivent approuver les comptes dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable.
Exemple : Si vous clôturez votre exercice au 31 décembre 2019, vous pourrez faire approuver votre compte au plus tard le 30/06/2020. Avec ces mesures dérogatoires vous aurez cette année jusqu’au 30 septembre 2020 pour organiser cette AG.
- Les délais pour déposer le compte rendu financier si sous percevez un subvention affectée à une dépense déterminée.
2. Simplification pour l’organisation des AG et des Conseils d’Administration (ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020)
Depuis le 12 mars et jusqu’au 31 juillet 2020, l’ordonnance propose différentes mesures pour faciliter l’organisation des AG et des Conseils d’Administration.
Réunion de l’AG
Ces mesures de simplification permettent :
- La généralisation de la communication par voie électronique des documents aux membres de l’AG
- La possibilité de convoquer et de mettre par tout moyen et notamment par mail (de préférence avec accusé de réception et de lecture)
- La possibilité d’avoir recours aux visio-conférence ou aux conférences téléphoniques. La conférence devra permettre l’identification des membres, de transmettre la voix des participants et la retransmission continue et instantanée des délibérations.
- La possibilité de report de l’AG jusqu’en septembre (Cf. point 1.)
Réunion du CA
Les possibilités de recours aux visio-conférence ou aux conférences téléphoniques sont les mêmes que pour l’AG
Délibération à distance AG
Le vote ne pourra avoir lieu qu’à main levée (sauf si les statuts prévoir la possibilité de le faire à bulletin secret et qu’un membre le demande, il faudra alors disposer d’un système de vote électronique qui remplissent les conditions traçabilité et de confidentialité nécessaires ou reporter le vote à la prochaine réunion de l’AG en présentiel). Le recours à la consultation écrite (ex : par messages électroniques ou sur un site internet dédié ou à travers un outil collaboratif en ligne) n’est pas possible dans le cadre d’une AG sauf si les statuts le prévoient expressément.
Délibération à distance CA
Contrairement à l’AG, les organes de délibération comme le CA peuvent recourir à la consultation écrite si les administrateurs ont pu échanger entre eux avant de procéder au vote des résolutions. Il s’agirait par exemple de transmettre les documents au CA par mail en donnant les informations sur les procédures et échanges pour participer et voter. les administrateurs peuvent contribuer par mail ou sur une plateforme dédiées (démocracyos, Framavox…) éventuellement si nécessaire débattre à distance (visio-conférence par exemple) et transmettre leur vote par mail ou sur une plateforme dédiée.
Sources :
- (ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020)
- (ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020)
- https://www.associationmodeemploi.fr
